프로젝트 관리 이론에서 달력이란?
회의, 교육, 보고 등의 일정을 기록하고 remind하는 일반적인 달력의 개념이 아닙니다. 오로지 근무일과 휴무일을 구분하는 역할 하나만을 합니다. 프로젝트 관리 이론에서는 프로젝트 달력과 자원 달력만을 다루고 있습니다.
이 달력이 중요한 이유는 일정을 수립할 때 근무일과 휴무일을 구분해 현실적인 일정을 수립할 수 있기 때문입니다. 프로젝트 전용 소프트웨어(PMIS, Project Management Information System)들은 일정을 수립할 때 달력을 기준으로 일정 계산을 합니다. 따라서 달력이 잘못되어 있다면 근무일과 휴무일이 잘못되어 있기 때문에 산출되는 일정의 신뢰도는 매우 낮습니다. (엉망으로 산출됩니다.)
프로젝트 일정을 수립할 때, PMIS를 사용하지 않는다면 탁상 달력을 보면서 수백개에서 몇천개의 작업들과 자원들을 대상으로 근무일과 휴무일대로 하나하나 계산하며 일정 계산을 해야하는데 현실적으로 불가능한 과정입니다.(그렇게 하나하나 하시겠다면 저부터도 말립니다. 하지 마시라고) 그래서 대부분 정확한 계산이 나올 수가 없습니다.( PMIS를 사용하지 않아서) 그럼에도 불구하고 일정이 나와야 하니 결국엔 주어진 프로젝트 완료일 기준과 주관적 사용자 경험을 기반으로 월 단위(M1, M2…)로 두리뭉실하게 일정을 잡을 수 밖에 없습니다.
이런 두리뭉실로 낭비되는 것은 상상 이상으로 많습니다. 프로젝트는 물론 개인 삶에서도 마찬가지입니다.
대부분의 일반인들은 업무나 개인적인 일에서 누군가와 약속을 잡을 때 정시에 약속을 잡는 경우가 가장 많습니다. 좀 바쁜듯 할 때도 정시 30분정도입니다.
예를 들어, 친구와 약속 시간을 “오후 2시 12분에 OO에서 만나자” 라는 약속은 제시 하거나 받은적은 거의 없으실 겁니다. (저 이렇게 몇번 했다가 친구들로부터 개X라이 취급을 받은 경험이)
이렇게 시간을 1시간 단위로 나눠 사용하신다면 10분만의 완료되는 일도 결국에는 1시간을 다 사용하시게 될 확률이 높아집니다. (낭비 요소 발생)
꽤 오래전에 스티브 발머(Microsoft 2대 회장)가 일본 - 한국 - 중국 지사를 순회(?)할 때 어떻게 하다보니 그가 한국와서 스피치를 할 때 참여하게 되었는데, 당시 스티브 발버가 자신의 Outlook 일정을 보여주었습니다. 일정이 분단위로 체크되어 있고 그에 따라 스티브 발머 역시 분단위로 일정을 소화하고 있었습니다. 일본 지사에서 한국에 도착한 후 강남 포스코 사옥(당시 Microsoft 한국 지사는 포스코 사옥에 있었습니다.)까지 이동하면 차량에서 점심을 먹고, 스피치하고 곧바로 중국으로 가는 강행군(?)하던 서양 아저씨였습니다.
한 가지 더 예를 들면, 조선 관료들은 하루를 기본 12단계로 나누고 초시라는 개념으로 24단계로 만들기는 했지만 초시는 잘 사용하지 않았습니다. 또한 각(약 15분)이라는 개념도 만들었습니다. (일간 15분, 이각 30분, … 정각 120분) 그러나 농업국가인 조선의 농민들은 그저 해뜨면 나가서 일하고 해지면 집으로 가는 삶이라 하루를 2단계(해 떠있는 동안, 해 진 이후) 정도로 구분합니다. 만약 지금 조선시대 시간 기준으로 살아가는 사람과 약속을 한다면, 여러분들은 하염없이 기다리셔야 할 겁니다.
이런 예시를 들은 이유는, 두리뭉실한 일정은 말 그대로 뜬 구름과 같습니다. M1, M2 등 월 단위 일정이 지연되면 월 단위로 지연되는 것은 물론이며 지연을 사전에 조치할 수도 없게 되버립니다. 그래서 프로젝트 관리 이론에서 다루는 달력은 일정 계산의 기준점으로 매우 중요한 개념입니다.
프로젝트 관리 전용 소프트웨어를 사용하지 않을 경우, 달력 개념을 활용하거나 이용할 수 없습니다. 그래서 일정은 항상 프로젝트 완료일까지의 일정 계획을 월 단위 기준으로 수립합니다. 그럴수 밖에 없겠죠. 탁상 달력을 보고 하나하나 작업의 시작일과 완료일을 계산하고 그 계산된 일정의 모든 작업을 Rollup해서 계산할 수 없겠죠.
프로젝트 달력
프로젝트 생애주기(시작과 끝, 프로젝트 전체 기간) 동안의 근무일과 휴무일 정보를 가지고 있습니다. 따라서 프로젝트 관리 전용 소프트웨어들은 프로젝트 달력을 만들고 수정하고 적용할 수 있는 메뉴를 반드시 가지고 있고, 프로젝트 관리자는 이 tool을 사용할 때 가장 먼저 해야할 일이 바로 프로젝트 달력을 생성하는 일입니다.
프로젝트 관리 이론과 모든 프로젝트 관리 전용 소프트웨어들은 프로젝트 달력에 근무일을 기준으로 모든 작업의 날짜 계산을 합니다. 휴무일은 제외하고 오로지 근무일 기준으로만 날짜 계산을 합니다. 만약 프로젝트 달력의 근무일과 휴무일 정보가 잘못되어 있다면 작업들의 시작 날짜와 완료 날짜 그리고 프로젝트 완료 날짜 정보가 잘못 산출됩니다.