완료율에 따른 비용 자원 업데이트 방법

MS Project는 작업(인적) 자원, 재료(물적) 자원, 비용 자원 - 3가지를 지원합니다. 그 중에 비용 자원은 말 그대로 돈이죠.

어떤 작업(Activity, Task)이 순전히 돈만 필요한 속성을 가진 경우, 우리는 해당 작업에 비용 자원을 배정합니다. 프로젝트에서 저런 작업이 뭐가 있을까요? 자동화된 테스트 룸에서 테스트를 사람(작업 자원)없이 진행할 경우 작업 이름은 테스트가 되고 배정되는 자원은 비용 자원이 되겠지요. 또 다른 경우는 출장 비용 등이 비용 자원으로 활용될 겁니다.

비용 자원은 작업의 속성에 따라, 작업에 단독으로 배정되는 경우와 다른 자원(작업, 재료)과 함께 배정되는 경우로 나눠집니다.

크게 보면 비용 자원 단독 & 비용 자원 + 기타 다른 자원이 함께 배정되는 경우로 구분됩니다.

MS Project는 비용이 처리될 때, 비용 자원 단독으로 배정될 때와 다른 자원과 함께 배정될 때가 다르게 작동되도록 설계(Design) 되었습니다. 이 특징을 알고 이해하신 후에, 프로젝트 일정 진행 상황을 업데이트 할 때 잘 처리하시면 됩니다.

자 이제, 예시와 함께 보시면,

A는 계획(또는 기준선) 단계로,  Activity A에는 초아(작업 자원)의 비용(필드) 200,000원과 출장 비용(비용 자원)의 200,000원이 같이 배정되었습니다. 그리고 Activity B에는 테스트 비용(비용 자원)이 200,000원으로 단독 배정되었습니다.두 Activity 모두 완료율은 현재 0%입니다.

B는 각 Activity가 완료율 100%가 되었을 때 [ 실제 비용 ] 필드(열)에 결과입니다.  Activity B는 비용 자원 단독 배정이었는데, 완료율 100%를 입력하면 곧 바로 [ 실제 비용 ] 필드(열)에 비용이 정확하게 표시됩니다. (우리가 상식적으로 생각하는 부분이죠)

이제 Activity A가 ****완료율 100%가 되면, 초아 작업 자원은 비용(필드) 200,000원이 정확하게 [ 실제 비용 ] 필드(열)에 표시 됩니다. 그런데 ??? 출장 비용이라는 비용 자원은 변함없이 0 원으로 바뀌는게 없습니다.

똑같은 비용 자원인데, Activity B는 우리 상식대로 실제 비용이 표시되는데, Activity A의 실제 비용은 왜 바뀌지 않는 것일까요? Bug일까요?

결론부터 말씀 드리면 일단 이렇게 되는 것은 정상입니다. 단독으로 사용할 때는 [ 실제 비용 ] 필드(열)에 표시되고, 비용+작업, 비용+재료 등 동시 배정이 된 경우에는 작업 자원이나 재료 자원만 [ 실제 비용 ] 필드(열)에 표시되고 비용 자원의 [ 실제 비용 ] 필드(열)은 바뀌지 않습니다. 그대로 0 (원) 입니다. (이렇게 설계 했다네요 MS 애들이)

이렇게 설계된 이유는, 비용 자원 단독으로 사용하면 경우의 수가 없습니다. Activity B에 투입된 비용 자원 딱 그거 하나입니다. 그래서 Activity B의 완료율 100%면 비용 자원이 바로 집행된 것으로 보는거죠. 반면에, 작업 자원과 조합되거나 재료 자원과 조합이 되버리면, 경우의 수가 발생합니다.

작업 자원과 비용 자원이 함께 배정되면, 이 비용 자원은 작업 자원과 연관된 비용자원일까요? 아니면 Activity A에 연관된 비용자원일까요? 작업 자원과 관련된 비용자원은 Activity A가 지연될 경우 예산보다 더 사용될 수도 있습니다. 그 외 몇 몇의 경우의 수가 더 있을 수 있죠.

이런 경우의 수가 발행할 경우, MS Project가 이 경우의 수를 알아야 하는데, 즉 입력해야 하는데, 일단 사람인 우리도 모든 경우의 수를 산정할 수도 없고, 산업에 따라 경우의 수도 다 다르고 또 많고, 아무리 MS 애들이라도 이걸 다 설계하고 반영할 수는 없을 겁니다.

그래서 이렇게 조합된 배정일 때는, 완료율을 입력한 후에 PM이 직접 [ 실제 비용 ] 필드(열)에 타이핑해서 입력하도록 설계 했습니다. 직접 입력하는 방법이 좀 허무할 수도 있는데요. 이 방법은 거의 모든 경우의 수에 대응할 수 있는 막강한 방법입니다. ^^::