Microsoft Project에 자원을 입력하는 이유는? (Workload Modeling)
Microsoft Project를 어느 정도 알고, 입력에도 별 문제가 없을 때 쯤, (누구나 다 거쳐가는 관문정도) 생기는 궁금함이 있습니다.
Microsoft Project에 작업과 관련된 정보만 입력해 일정 관리를 해도 되는데 (실제 그렇게 많이들 사용을 하고 계시고) 굳이 자원을 입력해야하나? 라는 의문이 듭니다. (여기까지 사용하시는 분들은 Time Modeling으로 사용하는 분들이며, Time Modeling으로도 Microsoft Project는 효용 가치가 뛰어납니다.)
조직의 요구사항이 자원에 대해 별 신경을 안 쓴다 하시면 자원 입력 없이 즉, Workload Modeling은 하지 않고, 일정 관리를 하시면 됩니다. 항상 정책 우선입니다. 그러나 Microsoft Project에 자원을 입력하면, 아래 내용들이 보이기 시작합니다.
여기서 3번 항목 투입량(작업 시간)을 확인하는 - 실무 예는, 공급업체 선별을 위해 미팅을 해야하는데, 3 곳의 다른 공급 업체와의 미팅이 월, 화, 수 이렇게 연속으로 있지 않고, 월요일에는 A업체와 미팅, 금요일에는 B업체와 미팅, 그리고 다음 주 금요일에 C업체와의 미팅이라는 일정이 있습니다.
자원 배정 전에는 " 3개의 공급 업체와의 회의 모두 완료 되는데 필요한 기간이 10일이 걸린다 " 라고 Microsoft Project는 보여줍니다. 그런데 이 기간과 투입량(작업 시간, 공수)은 미팅 1h로 3번의 미팅은 3h의 작업량입니다. 기간과 작업량은 서로 다른 개념인데도 우리는 매번 혼동을 합니다.
혼동방지를 위해 [기간] 필드 옆에 나란히 [작업 시간] 필드를 열 삽입하고 필드 제목도 [ 필드 설정 ]에서 “투입량”으로 변경한 후, 옵션에서 작업 시간 단위를 시간에서 일(day)로 바꿔주시면 왠지 Microsoft Project를 태어나기 전부터 사용한 전문가처럼 보일 수 있습니다.
각 Task(업체 회의)에 자원을 배정하면 비로서 [작업 시간] 필드에 일(day)가 자동으로 보여짐. 그리고 친절하게 전체 합계 값을 [요약 작업] 행에 자동 계산합니다. 공급업체 3곳과의 미팅이 완료되는 데 필요한 기간 값은 10일이며, 해당 미팅에 필요한 투입량은 3일이라는 것을 Microsoft Project가 보여줍니다.
요약 - 기간과 작업량(Workload Modeling)은 다른 개념
Workload Modeling은 우리 조직의 자원을 효과적/효율적으로 관리할 수 있고 자원이 지속적으로 발전/진화하고 있는지 Tracking이 가능합니다. 또한 연간 작업량을 통해 KPI로 활용할 수 있고, 다음 년도 목표(MBO)를 수립하는데도 활용할 수 있습니다.
악용하면 자원 그 자체를 감시하고 추적할 수 있지만 본질은 자원이 아니라 프로젝트이며 자원에게 불가능한 업무량을 배정하지 않고 적절한 업무량을 배정하고 현실적인 계획 수립, 올바른 실행을 하기 위함입니다. 똑같은 칼이라도 주방장 손에 있다면 요리가 산출되는 것처럼 “도구” 그 자체는 아무런 잘못이 없습니다.
프로젝트 관리 이론에서 말하는 기간은 작업(Activity, Task, 활동) 수행을 위해 필요한 시간의 길이(시작일~완료일까지)라는 의미입니다. **1일의 기간의 작업량은 8h(기본값)**입니다. 물론 실무에서, 자원에 따라 1일 8h 이상 또는 이하의 작업량을 가져갈 수 있는 것처럼 Microsoft Project도 1일 작업량을 변경할 수 있습니다.