확장성과 유연성 = 프로젝트 관리 정책이 필요하다.
P6와 달리 Microsoft Project는 사용자 정의 필드에 다양한 함수를 사용할 수 있습니다. Microsoft Project는 프로젝트에서 다양한 정보를 만들어줄 수 있도록 뛰어난 확장성과 유연성을 가지고 있습니다. 그러나 확장성과 유연성의 또 다른 이름은 “결정되어 있지 않다” 라는 것입니다. 프로젝트와 관련된 어떤(P6와 상대적으로) 정보든 표시할 수 있기 때문에 조직은 프로젝트 관리 관점의 정책을 먼저 수립해야 합니다.
예를 들어, 작업이나 산출물이 완료된 후 회고(평가)를 할 경우입니다.
계획기간 동안 완료해야 했는데 완료하지 못했다면 계획 기간동안 얼마나 했는가를 필요로 하는 조직이 있습니다. 반면에 계획 기간 동안 얼마나 못했는지를 보고 싶어하는 조직이 있습니다.
이렇게 조직과 팀은 프로젝트 관리 정책에 따라 계획(기간)동안 어느정도 했는지(67%) 궁금하거나 계획이 기준일 때 얼마나 못했는지(33%)가 궁금할 수 있습니다.
조직과 팀의 프로젝트 관리 정책이 문항 1이라면, Microsoft Project는 67% 또는 0.67로 성과 정보를 자동 계산해 표시할 수 있습니다. 조직과 팀의 프로젝트 관리 정책이 문항 2라면, Microsoft Project는 33% 또는 0.33으로 성과 정보를 자동 계산해 표시할 수 있습니다.
만약 조직과 팀의 정책이, 33%(0.33) 표시이지만 부족한(못 한) 부분이므로 마이너스가 함께 표시해야 한다면? Microsoft Project는 -33% 또는 -0.33으로 성과 정보를 자동 계산해 표시할 수 있습니다.
아래 예시(이미지)는 요약 단계가 완료된 이후 하위 작업들의 성과 지표와 요약의 성과 지표입니다. 작업1은 계획 기간 중에 0.67(67%)를 달성했습니다. -33%를 완료하지 못한 상태입니다. (지연 발생) 작업2는 계획 기간대로 진행해 1 또는 100%로 표시됩니다. 물론 일정은 선행 작업의 지연으로 원래 일정(계획 날짜)보다는 지연되었지만 계획 기간대로 완료되었습니다. 고객 또는 C Level은 작업1과 작업2 등 개별 작업보다는 요약 지표에 관심을 가지기 때문에 요약 또는 프로젝트 전체 지표를 보고 회고를 할 수 있습니다.
Microsoft Project는 사용자 정의 필드 + 함수 수식을 사용해 프로젝트 관리 이론에 맞는 모든 정보를 자동 계산 및 표시할 수 있습니다. Microsoft Project를 있는 그대로 사용해도 프로젝트 계획을 수립하고 실행 과정에서 진척, 진행, 성과 관리를 충분히 할 수 있습니다. 그리고 조직의 정책에 따라 필요한 프로젝트 관리와 관련된 모든 정보를 식별할 수 있습니다.
회고 = 지속적 개선
지표를 보고 얼마나 지연되었는지 식별하는 것은 회고의 과정이지 회고의 결과는 아닙니다. 계획보다 지연이 발생했다면, 왜 지연이 발생되었는지 식별합니다. 그리고 다음 단계(산출물) 또는 다음 프로젝트의 계획을 수립할 때 조금 더 현실적인 계획을 수립합니다. (지속적 개선)