※ 선수 지식 : 단위(Unit), 달력 개념 및 달력 변경 과정, 초과 할당 개념
PM은 프로젝트의 성공을 위해 다양한 방면에 관리를 합니다.
그 다양한 방면이란 성과영역, 지식관리, 프로세스 관리 그룹, 생애주기, 접근방식 등의 범주로 볼 수 있습니다. 그 중에 자원 관리도 포함됩니다. 자원 가용성은 자원 관리의 한 부분입니다. 자원 가용성은 프로젝트 일정에 직접적인 영향을 주는 요인입니다.
자원 가용성은 해당 자원이 일을 할 수 있는 기간(또는 시간, 근무일)과 일을 하지 않는 기간(또는 시간, 휴무일)을 식별하는 것입니다. 휴무일은 자원의 휴가나 연차 등입니다. 휴무 기간에는 작업을 수행할 수 없습니다. 그래서 계획 단계에서 자원 가용성을 식별하는 것은 매우 중요합니다. 자원 가용성을 식별해주는 것은 조직 OPA(정책이나 절차, 템플릿 등)입니다. 이렇게 식별된 자원 가용성을 Microsoft Project에 알려주는 방법은 두 가지가 있습니다.
단위를 0%로 변경하면 해당 기간(단위가 0%인 기간)에 배정된 자원은 초과 할당 표시가 됩니다. 당연히 초과 할당 기간을 찾아 제외하고 재 배정해야하는 번거로움 있습니다. 반면에 자원 달력을 변경하는 방법은 해당 기간을 제외하고 추가된 일정이 자동 수립됩니다. 당연히 재 배정의 번거로움 없습니다.
(아래 이미지) 자원 달력은, 자원 시트 보기에서 해당 자원을 더블 클릭해 자원 정보 창을 불러옵니다. [ 자원 정보 창 - 일반 탭 - 작업 시간 바꾸기 ]에서 휴무일을 지정하는데, 자원 달력의 UX/UI는 프로젝트 달력과 동일하므로 생략합니다.
(아래 이미지) 단위 변경은 자원 정보 창 - 일반 탭 - 자원 사용 가능 시간 항목을 변경해 적용할 수도 있습니다. 사용 가능한 시작 날짜, 사용 가능한 완료 날짜, 단위를 조정해 우리가 의도한 결과를 이끌어 낼 수 있습니다. 참고로 아래 자원 사용 가능 시간 항목의 단위는 [ 자원 시트 ] 보기의 [최대 단위] 필드 값을 가져옵니다.
자원 사용 가능 시간을 변경했을 때는, 자원 달력을 변경할 때와는 다르게 변경한 이유를 기록할 인터페이스가 없습니다. 따라서 메모 탭에 해당 기간 동안 단위가 0%인 이유를 기록해야 합니다.
다음은 정책과 관련된 사항입니다. 휴무일로 처리할 지, 단위를 0%로 처리할지는 정책 관점에서 규칙을 정해야 합니다.
일단, 실무에서는 [ 자원 사용 가능 시간 ] 항목은 자원 달력에 비해 손이 많이 갑니다. 그래서 [ 자원 사용 가능 시간 ]을 대부분 사용하지 않습니다. 그런데 만약, 프로젝트 기간 중에 우리 팀원이 우리 프로젝트 업무만 하는 것이 아니라 프로젝트와 관계 없는 일도 해야한다면? 해당 팀원은 우리 프로젝트 일을 못하지만 다른 업무를 수행하는 기간입니다. 이런 경우에는 자원 달력의 휴무 시간을 넣는 것보다(왜? 팀원 입장에서는 휴가가 아니고 다른 업무를 수행하기 때문에) [ 자원 사용 가능 시간 ] 항목에서 다른 업무를 하는 기간 동안 단위를 0%로 가져갑니다. 이렇게 설정하면 올바른 KPI가 나옵니다.